Desvios de valores através de devoluções de peças

Neste artigo vou descrever como podem ocorrer fraudes através das devoluções das peças nas ordens de serviços para o estoque e os desvios dos valores pagos pelos clientes.

1. Desvio de peças através de requisições fraudulentas em ordens de serviços:

Os funcionários podem criar ordens de serviço falsas ou manipular ordens legítimas para desviar peças ou produtos. Isso pode ocorrer quando não há uma supervisão adequada ou verificações duplas para garantir que as requisições sejam legítimas.

Indicadores comuns:

Aumento de consumo de peças sem aumento correspondente na carga de trabalho.

Ordens de serviços com informações genéricas ou incompletas.

Falta de validação ou conferência por um supervisor.

Soluções:

Implementar um sistema de aprovação dupla para ordens de serviço e requisições de peças.

Utilizar um sistema automatizado de controle de inventário que registre todas as movimentações de peças com auditorias regulares.

Realizar auditorias periódicas e reconciliar fisicamente o estoque com os registros do sistema.

2. Desvios de valores de ordens de serviços após pagamento do cliente. 

Após os pagamentos das ordens de serviços os consultores técnicos em conluio com funcionários do estoque deviam os valores pagos, devolvendo as peças ao estoque, com o objetivo de ocultar o roubo dos valores recebidos, manipulando os valores registrados no sistema com os cancelamentos das notas fiscais emitidas. Com isso as peças vão divergir no inventário anual.

Indicadores comuns:

Diferenças entre registros financeiros e movimentações de estoque.

Falta de documentação de devoluções ou registros alterados.

Funcionários com acesso excessivo a sistemas financeiros e de estoque.

Soluções:

Assegurar que todas as devoluções de peças sejam processadas por pessoal independente e que sejam validadas por mais de uma pessoa.

Implementar um controle rigoroso sobre o fluxo de caixa e as devoluções, de forma a impedir qualquer manipulação de valores.

Monitorar e registrar todas as devoluções e os valores associados a essas transações.

3. Falta de segregação de funções sistêmicas:

Quando uma única pessoa tem acesso a todas as funções críticas do sistema (como criar, aprovar e modificar ordens de serviço, registrar movimentações de estoque e processar pagamentos), isso aumenta o risco de fraudes e erros.

Indicadores comuns:

Ausência Política de Segurança da Informação.

Falta de procedimentos para concessões aos acessos ao sistema do Dealer.

Falta de uma matriz de riscos definidos os acessos críticos ao sistema.

Soluções:

Implementar controles de segregação de funções, garantindo que tarefas críticas sejam realizadas por pessoas diferentes.

Revogar acessos excessivos a sistemas e permitir somente acessos baseados nas responsabilidades específicas de cada funcionário.

Fazer auditorias regulares sobre os acessos e funções no sistema.

4. Conluio entre funcionários do pós-vendas:

Quando dois ou mais funcionários trabalham juntos para manipular processos, como a manipulação de ordens de serviço, peças ou pagamentos, há um risco maior de desvios.

Soluções:

Incentivar uma cultura de denúncia e implementar canais anônimos para que funcionários possam reportar atividades suspeitas sem medo de represálias.

Realizar investigações periódicas para identificar padrões de comportamento suspeitos entre os funcionários.

Implementar um programa de compliance e treinamento contínuo sobre ética e fraude.

Essas falhas podem comprometer a integridade do processo de pós-vendas e gestão de estoque, prejudicando a empresa financeiramente e sua reputação. Melhorar os controles internos, automatizar processos e promover uma cultura organizacional transparente são passos importantes para mitigar esses riscos. Uma auditoria continua é importantes para identificar falhas nos controles internos e propor melhorias.