Como os controles de inventários de peças são burlados.

A gestão de inventários é crucial para a saúde financeira e operacional da concessionária.

Tipos Comuns de Fraude em Inventários

1. Faturamento Falso

Emissões de notas fiscais para gerar receita fictícia e posteriormente são canceladas após o inventário.

2. Roubo de Estoque

Funcionários podem desviar peças para venda no mercado negro ou uso pessoal.

3. Ajuste de Inventário Falso

Modificação de registros para esconder a falta de peças ou aumentar o valor do estoque.

4. Falsificação de Documentos

§ Notas de transferências entre filiais ou empenhos fictícios de peças em OS’s  para justificar a saída de peças e encobrir o desvio.

§ Entrada manual de notas fiscais com troca de códigos dos itens ou das quantidades;

§ Criação de lítigios contra a Montadora alegando falsamente o recebimento de notas fiscais com diferença de quantidades;

Métodos Utilizados para Burlar os Controles

Funcionários se unem para desviar peças ou falsificar registros.

Falsificação de Documentos

Criar documentos falsos para justificar a saída de peças.

Manipulação de Sistemas

Alterar dados em sistemas de controle de estoque para encobrir o desvio

Sinais de alerta de possíveis fraudes.

 1.      Registros Incompletos ou Discrepantes

§  Faltas de dados, inconsistências entre os documentos e o estoque físico.

§  Não lançamentos das notas fiscais de compras de peças ou de transferências entre filiais antes dos inventários

§  Requisições das peças faltantes em ordens de serviços para encobrir as divergências no Estoque;

 2. Aumento de Perdas por Estoque

§  Taxa de perda de peças inexplicavelmente alta, sem justificativas plausíveis.

§  Itens usados, avariados no estoque;

§  Caixas vazias simulando as peças no estoque;

 3. Mudança de Comportamento de Funcionários

Funcionários que:

§  Se tornam excessivamente protetores do estoque ou que se recusam a colaborar.

§  Não querem rejeitam a sair de férias;

§  Ostentações de bens de valores incompatíveis com sua renda;

§  Ostentam nas redes sociais (festas, viagens);

Impactos Financeiros e Operacionais das Burlas.

 1.      Perdas Financeiras

§  Perdas de receita, custos com reposição de estoque, custos com investigação e processos legais.

 2.      Impactos Operacionais

§  Interrupção da operação da Oficina, atrasos nas entregas das vendas externas, perda de clientes e danos à reputação da empresa.

Importância do Monitoramento e Auditoria Constantes.

1.      Auditoria Interna.

Avaliação periódica dos controles internos e identificação de fraquezas.

§  Mapeamento dos acessos e criação de Menu por função;

§  Criação de  segregações de funções no Estoque de Peças;

 2.      Auditoria Externa.

§  Avaliação independente dos controles de inventário pela HSM Auditoria.

 3.      Monitoramento Contínuo.

§  Análise de dados em tempo real para detectar desvios e identificar padrões suspeitos.

§  Instalações de câmeras de seguranças dentro do Estoque;

§  Instalações de fechaduras com biometrias dentro da expedição e do estoque de peças;

Conclusão e Recomendações

A prevenção e detecção de fraudes em inventários exigem um sistema de controles robusto, monitoramento constante e uma cultura de integridade na empresa

Prevenção Rigorosa.

Implemente sistemas de segurança e controles robustos para minimizar o risco de desvios.

Monitoramento Constante.

Utilize ferramentas de monitoramento para detectar atividades suspeitas e analisar dados em tempo real.

§  Instalações de câmeras de seguranças dentro do Estoque;

§  Instalações de fechaduras com biometrias dentro da expedição e do estoque de peças;

 Cultura de Integridade

§  A divulgação ampla Código de ética, cria um ambiente onde a honestidade e a ética são prioridades;

§  Desenvolva o Canal de Denúncia, para que os funcionários se sintam confortáveis para denunciar irregularidades.