Diferenças no inventário.

A gestão de estoque é um elemento fundamental para o sucesso de qualquer negócio. No entanto, diferenças no inventário são um problema comum que pode impactar negativamente a lucratividade.

Entendendo a importância do inventário preciso.

1 - Um inventário preciso fornece dados essenciais para decisões estratégicas, como planejamento de produção, alocação de recursos e otimização de custos.

2 - A capacidade de atender pedidos com precisão e rapidez é crucial para manter a fidelidade do cliente e construir uma reputação positiva.

3 - O inventário preciso minimiza os riscos de perdas por obsolescência, danos, roubos e outras causas, garantindo a proteção dos investimentos.

4 - O controle preciso do estoque otimiza o uso dos recursos, reduzindo desperdícios e custos, contribuindo para a lucratividade da concessionária.

Técnicas para Minimizar Discrepâncias.

Contagem Cíclica: Contagens regulares e aleatórias do estoque ajudam a identificar diferenças e ajustar os registros de inventário.

Controle de Estoque: Um sistema eficaz de controle de estoque rastreia o movimento de cada item, garantindo a precisão dos registros e a detecção de erros.

Verificação de Entrada e Saída: A validação rigorosa de cada entrada e saída de estoque, por meio de sistemas de controle e registros, reduz as chances de erros.

Manuseio Adequado: Práticas de manuseio adequadas, incluindo a utilização de equipamentos adequados e treinamento da equipe, reduzem danos e perdas de estoque. Cuidado com itens avariados “escondidos” no estoque.

Reconciliação de Registros:

§ Contínua: Verificar os registros de estoque periodicamente, identificando e corrigindo diferenças

§ Mensal: Comparar os registros de estoque com os relatórios de vendas e compras para identificar discrepâncias.

§ Anual: Realizar uma contagem física completa do estoque com uma equipe externa e comparar com os registros para identificar e corrigir erros.

Parametrize o sistema Dealer da concessionária para que rastreiem o movimento do estoque, crie segregações de funções, elabore relatórios que forneçam insights para a tomada de decisões, implante leitores de código de barraspara agilizar o processo de contagem e registro do estoque, garantindo a precisão e a eficiência.

Recomendações das melhores práticas:

1. Limitar o acesso de pessoas dentro do Estoque de Peças;

2. Desenvolver um procedimento de concessão de acesso no qual os usuários devem solicitar a autorização do Diretor Pós-Vendas e Diretor Administrativo, anexando o formulário assinado no chamado ao departamento de TI;

3. Revisão dos perfis de acesso de todos os usuários do setor de peças e bloqueio imediato dos acessos conflitantes a nova conferência pela área de Expedição;

4. Conferir as requisições e separar as peças correspondentes solicitando sempre a assinatura do produtivo no momento da entrega, evitando riscos de divergências no Estoque;

5. Todos os itens devem ser separados fisicamente conforme os códigos das peças que constam nas OS’s/NF’s e enviadas para uma nova conferência pela área de Expedição;

6. Realizar os arquivamentos dos romaneios de separação de peças e das requisições assinadas pelo produtivos por um período de 1 ano;

7. Todas as devoluções devem ser realizadas imediatamente mediante à devolução física das peças ao Encarrado do Estoque;

8. Conferir semanalmente os itens alocados no Show Room com os requisitados nas OS’s;

9. Acompanhar o relatório de peças em trânsito (transferências entres lojas);

10. Acessórios não originais que apresentarem defeitos no ato das instalações nos veículos devem ser trocados em garantia junto aos fornecedores ou a realização dos processos de garantias de peças contra a Montadora para os itens originais;

11. Todas as peças aprovadas nos orçamentos e cobradas em OS’s de seguradora devem ser utilizadas nos veículos;

12. Reforçamos a importância da realização de inventários rotativos semanalmente no Estoque de Peças, a fim de prevenir erros, perdas e obsolescência dos itens;

13. Repassar as locações físicas e conferir se estão corretamente informadas no sistema, para evitar a morosidade na localização das peças no estoque e futuras divergências nos inventários;

14. Analisar todos os produtos que possuem data de validade no Estoque e para os produtos com prazos vencidos os mesmos devem ser retirados e baixados como obsoletos;

15. Realizar a baixa dos itens avariados no estoque que não possuem condições de comercializações;

16. Manter as peças sempre com as embalagens originais de fábricas, principalmente itens frágeis (faróis e lanternas) e latarias devem ser bem acondicionados e protegidas com espumas para evitar atritos entre as peças e futuras avarias;

17. Realizar tempestivamente os processos de divergências de peças contra as montadoras após identificações de itens recebidos avariados ou faltantes no ato das conferências das notas fiscais, seguindo os prazos estabelecidos por cada marca;

18. Realizar uma Auditoria completa no Estoque na qual possa averiguar as causas das divergências, analisando as compras, recebimento das peças, empenhos das peças nas OS’s, vendas de peças no atacado e no Balcão, despachos, entregas, vendas faturadas e não recebidas, devoluções das peças das Oficina, do Balcão e das vendas online, vendas canceladas.